华科是一个社团文化很浓厚的大学,冰岩作坊、联创、Dian是华科团队文化中领头的三辆马车。大学四年我经历了四个团队,确切地说是,两个团队加一个俱乐部,再加一个协会,所以对于组织策划会有些许的思考。
第一次与策划打照面早在大一时,当时在校网络与应用研发中心学习前台设计,我就很奇怪了:前台做设计,后台写服务,智囊团决策,那么策划是策划什么的呢?后来才知道,策划组是专门组织团队活动的,什么春游啊,秋游啊,素质拓展啊,总之是与团队建设,促进组员间感情交流有关啦。现在回过头来看,那时结交的朋友很多,且都很真,大家一起钻研过同样的技术,大家一起逛过武汉的各大景点,一起K歌,一起杀人游戏。从那时起,我就感觉策划的繁琐了,也一般都是大四的学姐学长来完成策划工作。你可能会笑了,不就大家集体出去玩一下么,有那么难么?有!出游前得调查民情,大家想去哪里,什么地方好玩,且要花费不大,场地足够,环境熟悉,距离合适,便于游戏,可以放松。总有人反对,总有人抱怨,所以这个调查必须全面,结果要能够迁就大多数人的感受。接着就要开始调研了,包括实地考查,协商联系那边的工作人员,考虑可能的天气,计算经费开支,统计大家的上课时间。地点确定后,又要开始考虑活动流程,什么时候游览哪里,什么时候游戏,做什么游戏,做游戏需要带什么,会有多少人参与等等,这也必然需要一个策划书之类,让大家知道那天会干些什么。这之后,就需要统一集合时间、地点、路线、联系人。当然我这里只是大体描述一下,实际中的工作会更多更细致,考虑突发事件,就需要做额外的策划。
当然,在网研中心的时候,只是享受着这一切,后来经历了一些之后,才感到这其中需要感激的人太多了。
今天在Dian的朋友可能都认为我是一个技术狂人,管理、策划都与我扯不上关系,他们的感觉没错,不过,我倒还确实做过很多非技术方面的工作,我做过团队照相师,组织过招新宣传工作,组织过校科技节的编程比赛,至少,我看过很多朋友成功策划与失败策划的经历嘛。Dian是个非常大的团队,160人左右,做任何活动都非常不容易。这么多人年终集体吃自助餐,导致人家餐厅里一下没吃的了,到光谷步行街,过马路直接导致交通阻塞,上电梯直接导致电梯停摆。这么多人看电影,只能包场,我们点什么电影院就放什么。这么多人游泳,就直接把游泳馆包下来了。这么多人逛动物园,动物园就停票专门为我们服务,那动物园的孔雀看到我们马上激素就上去了,立马开屏。所以,团队的每次组织策划都会成立专门的策划小组,活动的每一步都形成文件保留下来,组织者还要写总结,写建议,写纰漏,过程非常规范。
当我真正去主持组织策划工作时,我发现这是一门学问。我在组织团队招新时,非常幸运有学长指导我,不然事情很可能会更糟糕。比如当时招新要借用大学生活动中心的多媒体教室,我以为不是一件难事,一方面,团队在学校很有名气,另一方面,有足够的经费预算,而华科向外面企业借教室多少就是钱的问题。结果是我跑了三趟,就这么个自认为的小事都没有搞定,第一次去是周五下午,主管老师不在,让放完假再来,第二三次就是各种麻烦啦,什么预约系统上不去,理由不充分,甚至说我与老师说话的语气不温和,后来听取了朋友的意见,写了个条子,盖上学院的章,到那主管老师的办公室时,直接拨通导师的电话,让导师和她直接对话,这主管老师的语气一下和蔼好多,只几分钟教室就借到了。后来才知道,其他团队组织活动时也常常被校领导卡住,还听到联创某同学极具魄力的一句话,“你们(校领导)不干,可以!但不要阻碍我们干!”还有一次,我组织人去播放招新宣传片,一切都弄好了,才发现从游泳馆的配电房借电不行,因为根本联系不到管理人员。这个时候我们想从保安亭借电,又近又方便,结果聊了N久未果,计划以失败告终,后来才知道,两包烟就能解决的事情,被我搅得复杂了。记得宣讲会现场的布置也是相当有讲究的,我们使用年鉴、宣传册、饮用水占据后面几排,以防止华科学生不往前坐的惯性;我们设计流程菜单和宣传单,以保证早到的同学有事可做;我们提供小装饰品,以吸引同学前来;我们安排迎宾人员,以保证给到来的同学留下服务意思这一印象,如此等等详尽的考虑。无疑,策划中很大一部分就是与人打交道,沟通就是要明白人之间的相处规则,人性、心理都是影响成败的要素。
失败的策划我也见过很多,一次中国移动研究院的院长来给我们做报告,团队派了一批人去做流程策划,,有同学去实地调查音响设备时,找不到负责的老师,以至于进不去,想想,管院报告厅何其豪华啊,多媒体设备应该不会有问题的,结果恰恰那天投影设备出现故障,后果我就不多说了。前些时,我们班与外语学院的MM联谊,组织一起摘草莓,大家都知道摘草莓就在农科院附近,想想周围应该有很多草莓种植户,但真正去的时候,才发现农田倒是很多,草莓却不知道在哪,结果就是外语学院的MM和我们在田间小道上泥泞了两个多小时,最后摘草莓也只20分钟,关键是大家没有一个合适的场地坐下来交流,活动结束,也还是两个班互不认识。还有很到扫兴的经历,说不定你也经历过的:集合大伙去唱KTV,到了才知道,没有房间;同学聚会,男生聚集在网吧打游戏,女生站在外面无聊;大伙去聚餐,到了才知道吃火锅,结果有部分不吃辣的人只能郁闷;计划去某个地方玩,结果有的人步行,有的人骑车,有的人已经到了。如此很多的不快。
关于集合的时间我就想好好说说。策划进行一次活动时,往往要统一集合时间,怎么设计一个好的集合时间都是很讲究的。我是一个事情比较多的人,所以可能对时间更敏感一些。我大四的时候加入了吉他协会,尽管知道自己有毕业设计,有项目组,但还是想把生活过得不那么技术些。一次协会组织贴海报,时间定在中午12点半,正好我中午会有休息时间,就答应会帮忙。结果到集合时间,竟然一个人没有看到,我以为我找错地方了,于是给组织者打电话,对方告诉我让我等一下,我问多久,答案是15分钟。一个人傻傻地在食堂门口站15分钟纳?我说我先回寝室,好了再联系我。结果下午我在实验室正忙的时候,让我过去,我自然过不去了。晚上时收到责备短信,说我表面热心,实际不干事。我只能倍感歉意,但也非常不快。如果计划有变,就需要提前通知所有人,原来的人员安排就会有变。当然,我只是学生一个,不足挂齿,曾有一个同学就闯过大祸。那是学生与导师参加一个展会,他考虑到人有迟到的心理,就把集合时间提前了半个小时,结果导师们放下手头的工作与学生们在马路上等了半个小时的车,以为是雇的车来晚了,后来知道是组织者的“精心设计”,结果被批,只能同情。迟到心理在在当代学生中确实很严重,比如上午8点上课,大家都喜欢迟到五分钟,曾经种子班考虑到大家熬夜普遍,影响课堂效果,就让我们自己安排上课时间,大家一致同意改为8点半上课,结果如何呢,还是很多人喜欢迟到五分钟,五分钟啃个面包都嫌短,但就是有这种心理,谁都不愿意等别人,就喜欢被别人等。有一个学管理的同学就让人叹服,本来是2:00集合,但他通知1:57,如果你收到一条短信通知你1:57集合,你会不会觉得这个时间很扎心呢?如果会,那么要的就是这个效果。
所以当领头很威风,但也得有能力才行。策划还需要有气度。参与活动的人众多,总有不满意的,总有人会抱怨“那个出的骚主意”“早知如此,我就不来了”,也遇到过发生争执,欢聚反倒滋生出矛盾来的。相对于普通参与者,组织者要更有气度,绝对不能大叫一声:“老子不干了还不行么!”,也会有人这么大叫:“有本事你来做啊!”当然,我也想要求众人都来体谅领头的不容易,但是这篇文章是写给策划者的。
以上愚见,欢迎探讨!